Politica tratamiento de datos personales

Politica de tratamiento de datos personales

El presente documento consagra las Políticas de Tratamiento de los Datos personales sobre los cuales INSTITUTO DE ESTETICA MEDICA DE COLOMBIA LTDA. en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el decreto reglamentario 1377 de 2013. 

1.INTRODUCCIÓN
 El presente documento constituye la POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, la cual ha sido elaborada con la finalidad de establecer los lineamientos de la compañía para el tratamiento de los datos personales de nuestros clientes, proveedores y trabajadores. 

2.OBJETIVO
 Establecer la POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, que desarrolla el derecho constitucional que tienen los titulares a conocer, actualizar y rectificar los datos personales registrados en las bases de datos o archivos de INSTITUTO DE ESTETICA MEDICA DE COLOMBIA LTDA. 

3.ALCANCE Aplica para todos los procedimientos que en la operación realicen tratamiento de datos personales dando alcance a clientes, proveedores y trabajadores. 

4.POLÍTICA DE HABEAS DATA
 El INSTITUTO DE ESTETICA MEDICA DE COLOMBIA LTDA dando cumplimiento a la Ley 1581 del 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, efectúa operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación y actualización, de los datos personales que han sido suministrados y autorizados de manera libre, previa, clara, expresa, voluntaria e informada por los titulares de la información y que reposan en las bases de datos y archivos físicos, bajo medidas técnicas, humanas y administrativas que garantizan la confidencialidad, veracidad y disponibilidad, evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. 

5. FINALIDADES DEL USO DE LA INFORMACIÓN El tratamiento de los datos en el INSTITUTO DE ESTETICA MEDICA DE COLOMBIA LTDA corresponde a las operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de acuerdo al objeto de negocio de la organización. A continuación se explican las finalidades en cada uno de sus grupos de interés: 

5.1. TRABAJADORES  Realizar confirmación de referencias personales y laborales.  Realizar selección de personal mediante entrevista por el jefe del área que requiere el cargo.  Realizar confirmación en las entidades EPS, Fondo de Pensiones, Cajas de Compensación Familiar y Entidades Financieras.  Elaborar de contrato laboral con las cláusulas adicionales.  Entregar y verificar la orden de exámenes médicos ocupacionales y apertura de cuenta de nómina.  Entregar la dotación y elementos de protección personal.  Recibir, grabar y transcribir incapacidades por enfermedad, accidente laboral, licencia de maternidad y paternidad.  Generar pago de liquidación de prestaciones sociales.  Realizar ingreso de las novedades de nómina del periodo.  Realizar novedades de retiro por terminación de contrato o retiro voluntario del trabajador.  Realizar autorizaciones para realizar descuentos de nómina.  Realizar evaluaciones médicas ocupacionales periódicas.  Investigar y analizar accidentes e incidentes de trabajo de los trabajadores.  Confirmar la asistencia de los trabajadores en las capacitaciones.  Realizar al interior de la compañía actividades de bienestar (recreativas, culturales y deportivas), para los trabajadores.  Conservar la información exacta de residencia de los trabajadores.  Hacer actividades de vigilancia epidemiológica enmarcadas en el programa de Salud Ocupacional.  Contactar a un familiar en caso de una emergencia presentada al interior de la empresa.  Tener un registro de fechas de ingreso y edad de los trabajadores cotizantes a las AFP (Administradora de Fondo de Pensiones), para prestar un apoyo en el proceso de solicitud de pensión.  Ofrecer un apoyo a los trabajadores en trámites ante la EPS, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de beneficiarios.  Brindar un apoyo a los trabajadores en trámites ante la Caja de Compensación Familiar, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de beneficiarios.  Enviar la información a la Aseguradora de Riesgos Laborales para gestionar los trámites de afiliación y reportes de accidentes de trabajo, a través de las áreas de contratación, seguridad social y/o Salud Ocupacional.  Enviar la información a nuestro proveedor para la práctica de los exámenes médicos de ingreso, periódico y de retiro, a cargo del área de contratación y/o salud ocupacional.  Enviar la información pertinente al área Financiera para realizar la transacción, con el fin de realizar los pagos a los que haya lugar.  Toma de decisiones en materia laboral con respecto a la ejecución y terminación del contrato de trabajo bien sea por el área jurídica de la compañía.  Realizar incrementos salariales y cambios de cargos a los trabajadores.  Las demás necesarias y que se presente en el entorno de la ejecución laboral. 

5.2. CLIENTES/PACIENTES • Efectuar solicitudes de servicio del cliente. • Realizar encuesta de satisfacción a los clientes. • Elaboración de cotizaciones y contratos comerciales. • Realizar recaudo y facturación. • Gestionar servicio posventa a los clientes. • Envío de correos informativos sobre productos y procesos internos. • Birndar información sobre prestación de servicios de salud • Divulgación de información científica y actualización tecnológica en la Clínica; • Además de utilizarla para procesar, confirmar y cumplir con el objeto de funcionamiento del INSTITUTO DE ESTETICA MEDICA DE COLOMBIA LTDA. o algún otro servicio que el Titular solicite. • Para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información, facturación, contabilidad y auditorias, relacionamiento comercial, procesamiento y verificación de medios de pago, correspondencia de nuestra área de Servicio al cliente, y/o para el funcionamiento de los programas promocionales que se llagasen a implementar. 

5.3 PROVEEDORES  Efectuar solicitud de productos y servicios.  Realizar selección, evaluación y reevaluación de proveedores y/  contratistas.  Elaborar facturación y pagos de obligaciones.  Realizar cotizaciones y órdenes de compra para cada una de las finalidades.  Las demás necesarias y que se presente en el entorno de la relación comercial 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES Los titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos del INSTITUTO DE ESTETICA MEDICA DE COLOMBIA LTDA tienen derecho a:  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento.  Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2013.  Ser informado por el INSTITUTO DE ESTETICA MEDICA DE COLOMBIA LTDA., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

7. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS Los datos del responsable y encargado del tratamiento de los datos personales son los siguientes: TRABAJADORES Área: Recursos Humanos CLIENTES Área: Servicio al cliente PROVEEDORES Área: Contabilidad El titular por si mismo ó a través de la persona legitimada, puede ejercer sus derechos respecto de los datos tratados por el INSTITUTO DE ESTETICA MEDICA DE COLOMBIA LTDA. por escrito a través del correo electrónico servicioalcliente@draluzmarinadiaz.com o por correo físico, a la Cra. 23 No 124 – 87 Of 202 de la ciudad de Bogotá. 

8. MODIFICACIONES Y VIGENCIA Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad del tratamiento en cada base de datos, o el periodo que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica. Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 1 de junio de 2016.